ELABORACIÓN DE MINUTAS

El termino Minuta de Reunión viene a reemplazar el ya poco usado en el mundo empresarial de Acta de Reunión, aun cuando algunos consideran que este último término es el más apropiado.

El DRAE define minuta de la siguiente manera:

1. (Del lat. mediev. minūta, borrador). f. Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.

2. Borrador de un oficio, exposición, orden, etc., para copiarlo en limpio.

3. Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación expedida por ella.

4. Apuntación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.

5. Cuenta que de sus honorarios o derechos presentan los abogados y curiales.

6. Lista o catálogo de personas o cosas.

Las minutas son el expediente escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, seguido de los planteamientos de y las respuestas de cada uno de los asistentes. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la mecanografía y la distribuye a los participantes. Alternativamente, la reunión puede ser grabada en audio y después mecanografiada. Las minutas de ciertas entidades, tales como una junta directiva corporativa, se deben guardar y son documentos jurídicos importantes.

Las palabras de participantes se registran con precisión, o con ligeras modificaciones, de modo que los comentarios de cada uno quedan incluidos.

Las minutas pueden ser tan detallados y comprehensivos como una trascripción, o tan brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones o decisiones tomadas. Aun cuando la mayoría de los minutas en las empresas y entes no gubernamentales no estarán disponibles al publico general, muchas de las personas relacionadas que las leen encuentran que una simple lista de decisiones es frustrante, pues desean más información sobre los puntos que los participantes apoyaron, atacaron o defendieron.

En un grupo grande que se ocupa de varios puntos controversiales puede ser muy difícil presentar una versión de minuta que complazca a todos, pues la gente tiende a tener ideas diversas sobre cualquier discusión, o la importancia de un asunto específico. Por lo tanto, la mayoría de las organizaciones van a cualquiera extremo, dependiendo sobre todo de su noción de privacidad (los participantes pueden desear hacer preguntas sin miedo de ser percibido como ignorantes) o de responsabilidad (los participantes y allegados pueden desear saber a quién dirigir las responsabilidades).

Contenido de las Minutas

Generalmente, las minutas comienzan con el nombre de la organización, el lugar, la fecha, la lista de los presentes, el tiempo de duración y la agenda de la reunión. Las minutas entonces registran lo qué sucede en una reunión, en el orden que los eventos suceden, sin prestar mucha importancia a si la reunión sigue (o no hace caso) a la agenda preestablecida.

Función de las Minutas

La función primaria de las minutas es la de registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones, sin distingo de su importancia, deben ser incluidas. Si las decisiones se toman a través de mociones y votaciones, todas las proposiciones, acciones de secundar y el conteo del votos deben ser registrados. Es generalmente suficiente registrar el número de la gente que vota por y contra un movimiento (o que abstiene), pero las peticiones de los participantes de registrar sus votos por nombre es valida.

Es muy usual incluir en las minutas ciertos aspectos que pudieran se catalogados de irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la máxima de “es mejor que sobren a que falten”: por ejemplo, informes financieros fueron presentados, una cuestión legal (tal como un conflicto del interés potencial) fue diligentemente discutida, un aspecto particular de un punto controversial fue debidamente considerado, o que una persona llegó tarde (o se fue temprano), o tuvo una participación parcial. Muchas minutas terminan con una nota de la hora en que la reunión fue cerrada y la pecha de la próxima reunión si es que la va a haber.

Las minutas en negocios y otras organizaciones privadas generalmente son elaboradas por o a cuenta de un empleado de la organización por lo que generalmente queda registrado el responsable que llevó la minuta.

Si los miembros del comité o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo qué sucedió en la reunión, entonces ésta es queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregido o amentados más posteriormente. Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas “según la enmienda prevista.” Generalmente no se considera apropiado aprobar las minutas para una reunión a la que uno no asistió. Tampoco es sabio aprobar las minutas que uno no ha leído.