Bizagi

1. Modelamiento del Proceso
El Modelamiento del proceso es uno de los primeros pasos para la implementación de
procesos en BizAgi. Es una etapa vital, debido a que es la fase en donde se crea o diseña el
flujo real del proceso. Adicionalmente, es importante señalar que el proceso es la aplicación,
esto significa que si se modifica el proceso (cualquier elemento del modelo) la aplicación web
resultante refleja este cambio automáticamente.
En este laboratorio usted aprenderá cuales son las figuras básicas de diagramación de
procesos y como crear procesos en BizAgi. Para profundizar más sobre este tema le
recomendamos tomar el curso Fundamentos de Business Process Modeling Notation BPMN.
Descripción del Proceso de Solicitud de Viaje
El proceso de Solicitud de viajes de una compañía es el siguiente:
En primer lugar el empleado de la compañía debe registrar la solicitud de viaje. En esta
actividad se diligencia información como la fecha de solicitud, fechas de viaje (inicio y
regreso), ciudad de destino, objetivo del viaje y monto del anticipo especificando la moneda
en la cual se recibirá este. Este anticipo debe estar discriminado en los rubros de transporte,
hotel, alimentación y otros, de acuerdo con las necesidades del viaje; por ejemplo, se podrá
incluir un rubro de transporte asociado a los tiquetes aéreos, otro rubro de transporte
asociado al transporte en la ciudad destino, un rubro asociado al hospedaje, entre otros. Es
importante considerar que todo empleado en esta organización tiene un estatus de viajero de
acuerdo con su cargo que le otorga un valor máximo en sus gastos diarios de acuerdo con el
continente al cual visita.
Una vez diligenciados los datos básicos del anticipo, una notificación es enviada a su
jefe inmediato. El jefe inmediato del viajero podrá autorizar la solicitud completamente, pedir
al solicitante realizar ajustes a los diferentes rubros o simplemente rechazar la solicitud
explicando el motivo de los ajustes o rechazo, los cuales serán notificados al solicitante.
Adicionalmente, el jefe inmediato distribuye el gasto del viaje en los diferentes centros de
costos de la compañía que de acuerdo con el objetivo del viaje considere más apropiados.
Paso seguido, se realizan las reservas necesarias tiquetes y/u hotel (una vez realizadas
se envía un correo electrónico automáticamente al empleado con la información) y en caso



que sea necesario se realiza la compra de divisas extrajeras (la cual se notifica al auxiliar de
contabilidad a través de una notificación automática) para finalizar con la formalización del
anticipo. Si es necesario reservar algún tiquete aéreo se realizará una verificación por parte del
viajero en la cual podrá solicitar modificaciones sobre dicha reserva antes de continuar con el
proceso. Además, es importante considerar que en cualquier momento del proceso la
solicitud de viaje puede ser anulada por el empleado solicitante, cuando esto ocurre se envía
una notificación de la cancelación a las personas involucradas y se cierra el proceso.
Por último, es importante considerar que se requieren realizar consultas sobre la
información de los diferentes anticipos, en especial se requiere que se puedan realizar
búsquedas por la fecha de solicitud, el solicitante, la persona que autoriza, el estado de la
solicitud de anticipo (aceptada, rechazada o pendiente de modificación), y el destino de la
solicitud (viajes dentro del país o al exterior). Adicionalmente, para el control de gastos de
viajes es importante consultar los montos autorizados que fueron cargados a cada centro de
costo por tipo de moneda.