martes, 27 de septiembre de 2011
Nuestra Empresa
¿Tienes una empresa?
¿Quieres facilitar los procesos mas engorrosos?
¿Quieres tener un mejor control de tus productos, ingresos y costos de venta?
¿Quieres mejorar los tiempos de atencion y produccion?
¡¡Ya es hora!!
"AUTOMATIZA" es la forma de mejorar tu empresa.
Empresa Almacen Fisher
el almacen se encuentra dentro de la comuna de santiago centro donde se distribuyen alimentos articulos de aseo donde desean automatizar el sistema de inventario para generar un mejor control stock de productos ellos cuentan con mantencion de stock de forma manual con lo que tioene perdidas de mercaderia y muchas veces pierden el control de ventas y stock de mercaderia que entra como la que se devuelve por ejemplo vencimiento la empresa se mantiene por el dueño quien tambien lo administra. Tiene a cargo dos trabajadores que tambien cumplen la funcion de inventariar la mercaderia.
lunes, 26 de septiembre de 2011
ELABORACIÓN DE MINUTAS
El termino Minuta de Reunión viene a reemplazar el ya poco usado en el mundo empresarial de Acta de Reunión, aun cuando algunos consideran que este último término es el más apropiado.
El DRAE define minuta de la siguiente manera:
1. (Del lat. mediev. minūta, borrador). f. Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.
2. Borrador de un oficio, exposición, orden, etc., para copiarlo en limpio.
3. Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación expedida por ella.
4. Apuntación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.
5. Cuenta que de sus honorarios o derechos presentan los abogados y curiales.
6. Lista o catálogo de personas o cosas.
Las minutas son el expediente escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, seguido de los planteamientos de y las respuestas de cada uno de los asistentes. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la mecanografía y la distribuye a los participantes. Alternativamente, la reunión puede ser grabada en audio y después mecanografiada. Las minutas de ciertas entidades, tales como una junta directiva corporativa, se deben guardar y son documentos jurídicos importantes.
Las palabras de participantes se registran con precisión, o con ligeras modificaciones, de modo que los comentarios de cada uno quedan incluidos.
Las minutas pueden ser tan detallados y comprehensivos como una trascripción, o tan brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones o decisiones tomadas. Aun cuando la mayoría de los minutas en las empresas y entes no gubernamentales no estarán disponibles al publico general, muchas de las personas relacionadas que las leen encuentran que una simple lista de decisiones es frustrante, pues desean más información sobre los puntos que los participantes apoyaron, atacaron o defendieron.
En un grupo grande que se ocupa de varios puntos controversiales puede ser muy difícil presentar una versión de minuta que complazca a todos, pues la gente tiende a tener ideas diversas sobre cualquier discusión, o la importancia de un asunto específico. Por lo tanto, la mayoría de las organizaciones van a cualquiera extremo, dependiendo sobre todo de su noción de privacidad (los participantes pueden desear hacer preguntas sin miedo de ser percibido como ignorantes) o de responsabilidad (los participantes y allegados pueden desear saber a quién dirigir las responsabilidades).
Contenido de las Minutas
Generalmente, las minutas comienzan con el nombre de la organización, el lugar, la fecha, la lista de los presentes, el tiempo de duración y la agenda de la reunión. Las minutas entonces registran lo qué sucede en una reunión, en el orden que los eventos suceden, sin prestar mucha importancia a si la reunión sigue (o no hace caso) a la agenda preestablecida.
Función de las Minutas
La función primaria de las minutas es la de registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones, sin distingo de su importancia, deben ser incluidas. Si las decisiones se toman a través de mociones y votaciones, todas las proposiciones, acciones de secundar y el conteo del votos deben ser registrados. Es generalmente suficiente registrar el número de la gente que vota por y contra un movimiento (o que abstiene), pero las peticiones de los participantes de registrar sus votos por nombre es valida.
Es muy usual incluir en las minutas ciertos aspectos que pudieran se catalogados de irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la máxima de “es mejor que sobren a que falten”: por ejemplo, informes financieros fueron presentados, una cuestión legal (tal como un conflicto del interés potencial) fue diligentemente discutida, un aspecto particular de un punto controversial fue debidamente considerado, o que una persona llegó tarde (o se fue temprano), o tuvo una participación parcial. Muchas minutas terminan con una nota de la hora en que la reunión fue cerrada y la pecha de la próxima reunión si es que la va a haber.
Las minutas en negocios y otras organizaciones privadas generalmente son elaboradas por o a cuenta de un empleado de la organización por lo que generalmente queda registrado el responsable que llevó la minuta.
Si los miembros del comité o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo qué sucedió en la reunión, entonces ésta es queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregido o amentados más posteriormente. Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas “según la enmienda prevista.” Generalmente no se considera apropiado aprobar las minutas para una reunión a la que uno no asistió. Tampoco es sabio aprobar las minutas que uno no ha leído.
El termino Minuta de Reunión viene a reemplazar el ya poco usado en el mundo empresarial de Acta de Reunión, aun cuando algunos consideran que este último término es el más apropiado.
El DRAE define minuta de la siguiente manera:
1. (Del lat. mediev. minūta, borrador). f. Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.
2. Borrador de un oficio, exposición, orden, etc., para copiarlo en limpio.
3. Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación expedida por ella.
4. Apuntación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.
5. Cuenta que de sus honorarios o derechos presentan los abogados y curiales.
6. Lista o catálogo de personas o cosas.
Las minutas son el expediente escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, seguido de los planteamientos de y las respuestas de cada uno de los asistentes. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la mecanografía y la distribuye a los participantes. Alternativamente, la reunión puede ser grabada en audio y después mecanografiada. Las minutas de ciertas entidades, tales como una junta directiva corporativa, se deben guardar y son documentos jurídicos importantes.
Las palabras de participantes se registran con precisión, o con ligeras modificaciones, de modo que los comentarios de cada uno quedan incluidos.
Las minutas pueden ser tan detallados y comprehensivos como una trascripción, o tan brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones o decisiones tomadas. Aun cuando la mayoría de los minutas en las empresas y entes no gubernamentales no estarán disponibles al publico general, muchas de las personas relacionadas que las leen encuentran que una simple lista de decisiones es frustrante, pues desean más información sobre los puntos que los participantes apoyaron, atacaron o defendieron.
En un grupo grande que se ocupa de varios puntos controversiales puede ser muy difícil presentar una versión de minuta que complazca a todos, pues la gente tiende a tener ideas diversas sobre cualquier discusión, o la importancia de un asunto específico. Por lo tanto, la mayoría de las organizaciones van a cualquiera extremo, dependiendo sobre todo de su noción de privacidad (los participantes pueden desear hacer preguntas sin miedo de ser percibido como ignorantes) o de responsabilidad (los participantes y allegados pueden desear saber a quién dirigir las responsabilidades).
Contenido de las Minutas
Generalmente, las minutas comienzan con el nombre de la organización, el lugar, la fecha, la lista de los presentes, el tiempo de duración y la agenda de la reunión. Las minutas entonces registran lo qué sucede en una reunión, en el orden que los eventos suceden, sin prestar mucha importancia a si la reunión sigue (o no hace caso) a la agenda preestablecida.
Función de las Minutas
La función primaria de las minutas es la de registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones, sin distingo de su importancia, deben ser incluidas. Si las decisiones se toman a través de mociones y votaciones, todas las proposiciones, acciones de secundar y el conteo del votos deben ser registrados. Es generalmente suficiente registrar el número de la gente que vota por y contra un movimiento (o que abstiene), pero las peticiones de los participantes de registrar sus votos por nombre es valida.
Es muy usual incluir en las minutas ciertos aspectos que pudieran se catalogados de irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la máxima de “es mejor que sobren a que falten”: por ejemplo, informes financieros fueron presentados, una cuestión legal (tal como un conflicto del interés potencial) fue diligentemente discutida, un aspecto particular de un punto controversial fue debidamente considerado, o que una persona llegó tarde (o se fue temprano), o tuvo una participación parcial. Muchas minutas terminan con una nota de la hora en que la reunión fue cerrada y la pecha de la próxima reunión si es que la va a haber.
Las minutas en negocios y otras organizaciones privadas generalmente son elaboradas por o a cuenta de un empleado de la organización por lo que generalmente queda registrado el responsable que llevó la minuta.
Si los miembros del comité o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo qué sucedió en la reunión, entonces ésta es queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregido o amentados más posteriormente. Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas “según la enmienda prevista.” Generalmente no se considera apropiado aprobar las minutas para una reunión a la que uno no asistió. Tampoco es sabio aprobar las minutas que uno no ha leído.
Bizagi
1. Modelamiento del Proceso
El Modelamiento del proceso es uno de los primeros pasos para la implementación de
procesos en BizAgi. Es una etapa vital, debido a que es la fase en donde se crea o diseña el
flujo real del proceso. Adicionalmente, es importante señalar que el proceso es la aplicación,
esto significa que si se modifica el proceso (cualquier elemento del modelo) la aplicación web
resultante refleja este cambio automáticamente.
En este laboratorio usted aprenderá cuales son las figuras básicas de diagramación de
procesos y como crear procesos en BizAgi. Para profundizar más sobre este tema le
recomendamos tomar el curso Fundamentos de Business Process Modeling Notation BPMN.
Descripción del Proceso de Solicitud de Viaje
El proceso de Solicitud de viajes de una compañía es el siguiente:
En primer lugar el empleado de la compañía debe registrar la solicitud de viaje. En esta
actividad se diligencia información como la fecha de solicitud, fechas de viaje (inicio y
regreso), ciudad de destino, objetivo del viaje y monto del anticipo especificando la moneda
en la cual se recibirá este. Este anticipo debe estar discriminado en los rubros de transporte,
hotel, alimentación y otros, de acuerdo con las necesidades del viaje; por ejemplo, se podrá
incluir un rubro de transporte asociado a los tiquetes aéreos, otro rubro de transporte
asociado al transporte en la ciudad destino, un rubro asociado al hospedaje, entre otros. Es
importante considerar que todo empleado en esta organización tiene un estatus de viajero de
acuerdo con su cargo que le otorga un valor máximo en sus gastos diarios de acuerdo con el
continente al cual visita.
Una vez diligenciados los datos básicos del anticipo, una notificación es enviada a su
jefe inmediato. El jefe inmediato del viajero podrá autorizar la solicitud completamente, pedir
al solicitante realizar ajustes a los diferentes rubros o simplemente rechazar la solicitud
explicando el motivo de los ajustes o rechazo, los cuales serán notificados al solicitante.
Adicionalmente, el jefe inmediato distribuye el gasto del viaje en los diferentes centros de
costos de la compañía que de acuerdo con el objetivo del viaje considere más apropiados.
Paso seguido, se realizan las reservas necesarias tiquetes y/u hotel (una vez realizadas
se envía un correo electrónico automáticamente al empleado con la información) y en caso
que sea necesario se realiza la compra de divisas extrajeras (la cual se notifica al auxiliar de
contabilidad a través de una notificación automática) para finalizar con la formalización del
anticipo. Si es necesario reservar algún tiquete aéreo se realizará una verificación por parte del
viajero en la cual podrá solicitar modificaciones sobre dicha reserva antes de continuar con el
proceso. Además, es importante considerar que en cualquier momento del proceso la
solicitud de viaje puede ser anulada por el empleado solicitante, cuando esto ocurre se envía
una notificación de la cancelación a las personas involucradas y se cierra el proceso.
Por último, es importante considerar que se requieren realizar consultas sobre la
información de los diferentes anticipos, en especial se requiere que se puedan realizar
búsquedas por la fecha de solicitud, el solicitante, la persona que autoriza, el estado de la
solicitud de anticipo (aceptada, rechazada o pendiente de modificación), y el destino de la
solicitud (viajes dentro del país o al exterior). Adicionalmente, para el control de gastos de
viajes es importante consultar los montos autorizados que fueron cargados a cada centro de
costo por tipo de moneda.
El Modelamiento del proceso es uno de los primeros pasos para la implementación de
procesos en BizAgi. Es una etapa vital, debido a que es la fase en donde se crea o diseña el
flujo real del proceso. Adicionalmente, es importante señalar que el proceso es la aplicación,
esto significa que si se modifica el proceso (cualquier elemento del modelo) la aplicación web
resultante refleja este cambio automáticamente.
En este laboratorio usted aprenderá cuales son las figuras básicas de diagramación de
procesos y como crear procesos en BizAgi. Para profundizar más sobre este tema le
recomendamos tomar el curso Fundamentos de Business Process Modeling Notation BPMN.
Descripción del Proceso de Solicitud de Viaje
El proceso de Solicitud de viajes de una compañía es el siguiente:
En primer lugar el empleado de la compañía debe registrar la solicitud de viaje. En esta
actividad se diligencia información como la fecha de solicitud, fechas de viaje (inicio y
regreso), ciudad de destino, objetivo del viaje y monto del anticipo especificando la moneda
en la cual se recibirá este. Este anticipo debe estar discriminado en los rubros de transporte,
hotel, alimentación y otros, de acuerdo con las necesidades del viaje; por ejemplo, se podrá
incluir un rubro de transporte asociado a los tiquetes aéreos, otro rubro de transporte
asociado al transporte en la ciudad destino, un rubro asociado al hospedaje, entre otros. Es
importante considerar que todo empleado en esta organización tiene un estatus de viajero de
acuerdo con su cargo que le otorga un valor máximo en sus gastos diarios de acuerdo con el
continente al cual visita.
Una vez diligenciados los datos básicos del anticipo, una notificación es enviada a su
jefe inmediato. El jefe inmediato del viajero podrá autorizar la solicitud completamente, pedir
al solicitante realizar ajustes a los diferentes rubros o simplemente rechazar la solicitud
explicando el motivo de los ajustes o rechazo, los cuales serán notificados al solicitante.
Adicionalmente, el jefe inmediato distribuye el gasto del viaje en los diferentes centros de
costos de la compañía que de acuerdo con el objetivo del viaje considere más apropiados.
Paso seguido, se realizan las reservas necesarias tiquetes y/u hotel (una vez realizadas
se envía un correo electrónico automáticamente al empleado con la información) y en caso
que sea necesario se realiza la compra de divisas extrajeras (la cual se notifica al auxiliar de
contabilidad a través de una notificación automática) para finalizar con la formalización del
anticipo. Si es necesario reservar algún tiquete aéreo se realizará una verificación por parte del
viajero en la cual podrá solicitar modificaciones sobre dicha reserva antes de continuar con el
proceso. Además, es importante considerar que en cualquier momento del proceso la
solicitud de viaje puede ser anulada por el empleado solicitante, cuando esto ocurre se envía
una notificación de la cancelación a las personas involucradas y se cierra el proceso.
Por último, es importante considerar que se requieren realizar consultas sobre la
información de los diferentes anticipos, en especial se requiere que se puedan realizar
búsquedas por la fecha de solicitud, el solicitante, la persona que autoriza, el estado de la
solicitud de anticipo (aceptada, rechazada o pendiente de modificación), y el destino de la
solicitud (viajes dentro del país o al exterior). Adicionalmente, para el control de gastos de
viajes es importante consultar los montos autorizados que fueron cargados a cada centro de
costo por tipo de moneda.
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